Về Sổ Sách Sáng

Bắt đầu từ một phòng kiểm toán

Chị Nguyễn Thị Hạnh làm sáu năm ở một công ty kiểm toán trước khi mở văn phòng này. Phần lớn thời gian đó là kiểm toán công ty vừa và nhỏ, và chị thấy cùng một chuyện lặp lại: sổ sách của một công ty mười lăm người qua tay bốn kế toán trong ba năm. Mỗi người ghi một kiểu. Người sau không biết người trước đã hạch toán khoản vay thế nào. Chủ công ty thì phải kể lại chuyện của mình từ đầu mỗi khi đổi người.

Có lần chị cần sổ của một khách để đối chiếu, và bên dịch vụ cũ trả lời rằng sổ “thuộc về văn phòng”, muốn lấy phải trả phí. Tài khoản thuế điện tử đăng ký bằng email của bên dịch vụ. Chủ công ty không đăng nhập được vào tài khoản thuế của chính mình.

Tháng 3 năm 2014, chị thuê một phòng nhỏ, nhận năm khách đầu tiên và đặt hai nguyên tắc từ ngày đầu. Đến giờ vẫn giữ.

Một kế toán cố định cho mỗi khách

Khách của chúng tôi biết tên người làm sổ cho mình, có số Zalo của người đó, và người đó không đổi mỗi mùa quyết toán. Người phụ trách biết tiệm bạn bán chạy tháng nào, nhà cung cấp nào hay xuất hoá đơn trễ, khoản vay nào của người nhà. Những điều đó không nằm trong phần mềm, nằm trong đầu người làm lâu với bạn.

Khi người phụ trách nghỉ phép, một người khác trong nhóm đã đọc hồ sơ của bạn từ trước sẽ làm thay. Bạn được báo trước tên người đó.

Hồ sơ luôn đứng tên khách

Sổ sách, tờ khai, tài khoản thuế điện tử, chữ ký số đều đứng tên doanh nghiệp hoặc chủ hộ. Chúng tôi chỉ được uỷ quyền. Bạn đổi mật khẩu lúc nào cũng được, và khi ngừng hợp đồng, chúng tôi bàn giao đủ trong 5 ngày làm việc, không thu phí. Điều này ghi trong hợp đồng, cùng với một điều nữa: tiền phạt do lỗi của văn phòng thì văn phòng trả.

Năm người, làm việc thế nào

Văn phòng lớn dần theo nhu cầu, không theo kế hoạch. Anh Phạm Đức Tài vào năm 2016 khi số khách cần báo cáo tài chính vượt sức một người. Anh Trần Minh Quân vào năm 2019 để lo phần thuế. Chị Lê Thu Trang vào năm 2022, lúc hộ kinh doanh bắt đầu hỏi nhiều về hoá đơn điện tử. Chị Võ Ngọc Mai vào năm 2023 để làm thủ tục thành lập và thay đổi doanh nghiệp.

Mỗi sáng thứ Hai, cả nhóm họp 30 phút: tuần này có hạn nào, khách nào còn thiếu chứng từ, văn bản mới nào cần đọc. Khi có thông tư mới, anh Quân đọc trước và viết lại thành một trang cho mọi người.

Mọi tờ khai đều qua hai người: người lập và một người kiểm tra trước khi nộp. Mọi báo cáo tài chính đều được chị Hạnh đọc và ký duyệt. Mỗi kế toán giữ một số khách vừa đủ để nhớ được từng người, nên có tháng chúng tôi hẹn khách mới sang tháng sau thay vì nhận ngay.

Văn phòng ở Tân Định

Văn phòng ở lầu 3, số 116 Trần Quang Khải, Phường Tân Định (trước tháng 7/2025 là Quận 1), đi bộ vài phút là tới chợ Tân Định. Nhiều khách mang chứng từ tới tận nơi, ngồi uống trà trong lúc kế toán xem giấy tờ. Khách ở xa thì làm qua Zalo và email, chỉ gặp khi cần ký giấy.

Giờ làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8:30 đến 17:30. Chúng tôi không khai thuế lúc nửa đêm, vì tờ khai làm lúc mệt là tờ khai dễ sai.

Những việc chúng tôi không làm

• Không mua bán hoá đơn, không hợp thức hoá chi phí bằng hoá đơn không có giao dịch thật.
• Không giữ hai bộ sổ, một cho cơ quan thuế, một cho chủ.
• Không hứa “lo” được với cán bộ thuế. Chúng tôi giải trình bằng chứng từ, không bằng quan hệ.
• Không ghi lùi ngày chứng từ.
• Không giữ hồ sơ của khách để đòi phí.
• Không làm kiểm toán. Khi khách cần, chúng tôi giới thiệu một công ty kiểm toán độc lập.

Có khách rời đi vì những điều này. Chúng tôi chấp nhận điều đó. Đổi lại, khách ở lại thường ở lâu: nhiều cơ sở làm với chúng tôi từ những năm đầu đến nay.