Phần lớn khách đến với chúng tôi sau một lần bị phạt hoặc một lần gọi kế toán cũ không ai nghe. Vì vậy cách làm việc dưới đây được viết để bạn kiểm tra được: mỗi bước có hạn, có người phụ trách, có thứ bạn nhận lại.

Bước 1: Cuộc gọi đầu tiên

Bạn để lại số điện thoại hoặc mã số thuế ở trang liên hệ, nhắn Zalo, hoặc đặt lịch tư vấn. Một kế toán gọi lại trong 24 giờ làm việc (thứ Hai đến thứ Sáu, 8:30 đến 17:30). Gửi lúc 16 giờ thứ Sáu thì chậm nhất 16 giờ thứ Hai có người gọi.

Cuộc gọi kéo dài khoảng 30 phút, miễn phí. Chúng tôi hỏi bạn kinh doanh gì, doanh thu năm khoảng bao nhiêu, bao nhiêu người, đã nộp những tờ khai nào, đang lo điều gì. Cuối cuộc gọi bạn có một mức giá cố định và tên người sẽ phụ trách.

Bạn chuẩn bị: mã số thuế, tờ khai gần nhất nếu có. Chưa có gì cũng được, chúng tôi bắt đầu từ chỗ bạn đang có.

Bước 2: Ký hợp đồng và bàn giao chứng từ

Hợp đồng ghi rõ phạm vi việc, giá, giới hạn số chứng từ, cam kết nộp đúng hạn và điều khoản bàn giao khi ngừng. Sau khi ký, kế toán phụ trách gửi bạn một danh sách bàn giao, thường gồm:

Thông tin đăng nhập tài khoản thuế điện tử. Tài khoản vẫn đứng tên bạn; chúng tôi chỉ được uỷ quyền.
Giấy uỷ quyền dùng chữ ký số để nộp tờ khai. Chữ ký số vẫn là của bạn.
Quyền xem phần mềm hoá đơn điện tử hoặc máy tính tiền.
Sao kê ngân hàng từ đầu năm (với gói sổ sách).
Sổ sách, tờ khai và báo cáo của kế toán cũ, nếu có.

Kế toán đọc lại hồ sơ cũ trong 5 ngày làm việc và gửi bạn một ghi chú ngắn: kỳ nào đã nộp, kỳ nào thiếu, số nào lệch. Lỗi cũ thì chúng tôi nói rõ là lỗi cũ, kèm cách sửa và chi phí nếu có, trước khi làm.

Bạn chuẩn bị: các mục trong danh sách. Thiếu mục nào, kế toán gọi hỏi chứ không đoán.

Bước 3: Khoá sổ tháng trước ngày 10

Mỗi tháng có cùng một nhịp:

Trước ngày 5: bạn gửi qua Zalo ảnh hoá đơn mua vào, chứng từ chi, sao kê ngân hàng, thay đổi về nhân sự. Hoá đơn điện tử thì chúng tôi tự tải về.
Từ ngày 5 đến ngày 10: kế toán ghi sổ, đối chiếu ngân hàng, tính lương và thuế. Ngày 10 là ngày khoá sổ tháng trước.
Trước ngày 20 (khai tháng) hoặc cuối tháng đầu quý sau (khai quý): nộp tờ khai. Nhắc hạn qua Zalo trước 5 ngày.

Chứng từ đến muộn vẫn được xử lý, nhưng khoá sổ sẽ lùi theo. Chúng tôi không ghi bừa cho kịp ngày.

Bạn chuẩn bị: chứng từ trước ngày 5, và một tin nhắn khi có việc bất thường như vay tiền, mua tài sản, thuê thêm người.

Bước 4: Báo cáo một trang trên Zalo

Sau khi khoá sổ, bạn nhận một trang qua Zalo. Đọc trong hai phút:

Doanh thu, chi phí và lãi tạm tính của tháng.
Thuế phải nộp, nộp vào đâu, hạn ngày nào.
Tiền trong tài khoản và khoản khách còn nợ.
Những hạn sắp tới trong 60 ngày.
Chứng từ còn thiếu, nếu có.

Muốn hỏi thêm, bạn nhắn thẳng cho người phụ trách. Câu hỏi gửi trong giờ làm việc được trả lời trong ngày.

Bạn chuẩn bị: không gì cả. Chỉ cần đọc.

Nếu bạn muốn ngừng

Bạn báo trước 30 ngày. Trong 5 ngày làm việc sau ngày hợp đồng kết thúc, chúng tôi bàn giao đủ: sổ sách, tờ khai đã nộp, báo cáo tài chính, mật khẩu tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, kèm một biên bản liệt kê từng mục. Không thu phí bàn giao, không giữ lại hồ sơ vì bất kỳ lý do gì, kể cả khi hai bên còn tranh luận về một hoá đơn phí.

Chúng tôi viết điều này vào hợp đồng vì từng nhận khách bị bên cũ giữ chữ ký số ba tháng. Không ai nên phải xin lại hồ sơ của chính mình.