Thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán nội bộ: tính đủ chi phí

Với một công ty dưới 20 người, khoảng 80 chứng từ mỗi tháng, thuê dịch vụ kế toán rẻ hơn tuyển một kế toán nội bộ khoảng bốn đến năm lần khi tính đủ chi phí. Một kế toán nội bộ lương 12 triệu đồng thực tế tốn công ty khoảng 200 triệu đồng mỗi năm. Gói sổ sách và báo cáo tài chính của chúng tôi là 36 triệu đồng mỗi năm, chưa gồm GTGT. Nhưng có những công ty nên tuyển người, và chúng tôi sẽ nói rõ là ai.

Chủ công ty thường so 12 triệu tiền lương với 3 triệu tiền phí. Phép so đó thiếu gần một nửa chi phí của người làm công, và thiếu luôn câu hỏi: khi kế toán nghỉ phép đúng tuần có hạn nộp thì ai làm.

Chi phí thật của một kế toán nội bộ

Giả định: kế toán tổng hợp hai đến ba năm kinh nghiệm, làm toàn thời gian tại TP.HCM, lương 12 triệu đồng mỗi tháng, đóng bảo hiểm trên đủ mức lương. Mức lương là giả định để tính, bạn thay bằng số của mình.

Phần bảo hiểm 21,5% gồm hưu trí và tử tuất 14%, ốm đau và thai sản 3%, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp 0,5%, bảo hiểm y tế 3%, bảo hiểm thất nghiệp 1%. Người lao động còn đóng phần của họ, trừ vào lương. Lương đóng bảo hiểm không được thấp hơn lương tối thiểu vùng, ở TP.HCM (vùng I) là 5.310.000 đồng mỗi tháng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Nhiều công ty đóng trên mức thấp hơn lương thật, nhưng đó là rủi ro khi bị thanh tra, chúng tôi không tính theo cách đó.

Bảng chưa tính ba thứ khó quy ra tiền: thời gian chủ công ty tuyển và kèm người mới (thường mất hai đến ba tháng mới quen việc), chi phí tuyển lại khi kế toán nghỉ, và báo cáo tài chính cuối năm. Kế toán nội bộ một người ở công ty nhỏ ít khi tự làm trọn báo cáo tài chính và quyết toán. Nhiều công ty vẫn thuê ngoài phần này, mức thị trường từ khoảng 1 triệu đồng trở lên tuỳ quy mô.

Câu hỏi “khi nghỉ thì ai làm”

Hạn nộp không lùi vì kế toán của bạn nghỉ. Tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau. Tờ khai quý và tạm nộp thuế TNDN hạn ngày cuối tháng đầu quý sau. Báo cáo tài chính và quyết toán năm hạn ngày cuối tháng thứ ba sau khi kết thúc năm, với năm 2026 là 31/03/2027. Một kế toán có 12 ngày phép năm, có thể ốm, có thể nghỉ thai sản sáu tháng. Công ty một kế toán cần sẵn người thay, hoặc chấp nhận rủi ro trễ hạn. Dòng “người thay khi nghỉ” ở bảng trên là mức tối thiểu.

Chi phí khi thuê dịch vụ

Với cùng công ty đó, giả sử có 10 nhân viên, gói sổ sách và báo cáo tài chính của chúng tôi:

Trên mặt bằng thị trường, dịch vụ kế toán thuế cho công ty tính theo số hoá đơn từ 400.000 đồng (không phát sinh) đến 2 triệu đồng mỗi tháng, nhưng thường chỉ gồm khai thuế, chưa gồm sổ sách đầy đủ và báo cáo tài chính. So giá thì so theo cả năm, gồm cả mùa quyết toán. Bạn thử số của mình ở trang tính phí, hoặc xem mọi mức ở bảng giá.

Thuê dịch vụ không có nghĩa là bạn không làm gì. Bạn vẫn gửi sao kê và chứng từ trước ngày 5, ký chứng từ chi tiền, trả lời câu hỏi của kế toán trong tuần. Việc ở văn phòng hằng ngày như thu tiền mặt, chi tiền cho nhà cung cấp, nhắc khách trả nợ vẫn là của công ty.

Khi nào nên tuyển kế toán nội bộ

Chúng tôi khuyên khách tuyển người, hoặc tuyển thêm người bên cạnh dịch vụ, trong các trường hợp này:

• Hơn khoảng 200 chứng từ mỗi tháng đều đặn. Ở mức đó, phí dịch vụ tăng theo khối lượng và một người toàn thời gian bắt đầu hợp lý.
• Kho nhiều mã hàng, xuất nhập mỗi ngày. Cần người đối chiếu tồn kho tại chỗ. Công ty sản xuất tính giá thành nhiều công đoạn cũng vậy.
• Cần người ở văn phòng xử lý tiền hằng ngày: thu chi tiền mặt, lập uỷ nhiệm chi, xuất hoá đơn ngay khi giao hàng.
• Từ 20 người trở lên, lương có nhiều khoản phụ cấp, chấm công theo ca.
• Có xuất nhập khẩu thường xuyên, tờ khai hải quan, chênh lệch tỷ giá mỗi lô.

Nhiều khách của chúng tôi chọn cách ở giữa: một nhân viên nội bộ lương thấp hơn lo nhập liệu, thu chi, hoá đơn hằng ngày; dịch vụ lo khai thuế, sổ tổng hợp, báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về hạn nộp. Cách này thường rẻ hơn tuyển một kế toán tổng hợp giỏi, và không phụ thuộc một người.

Hợp đồng cần ghi gì để không bị giữ sổ sách

Dù thuê dịch vụ hay tuyển người, sổ sách, tài khoản thuế điện tử, chữ ký số và mật khẩu phần mềm phải đứng tên công ty, và chủ công ty giữ một bản mật khẩu.

Với hợp đồng dịch vụ kế toán, kiểm các điều sau:

• Phạm vi và giới hạn: bao nhiêu chứng từ, bao nhiêu nhân viên, có gồm báo cáo tài chính và quyết toán năm không, vượt thì tính thế nào.
• Người phụ trách: tên một kế toán cố định, không phải “bộ phận kế toán”.
• Bàn giao khi ngừng: bàn giao những gì, trong bao nhiêu ngày, có phí không. Ở chúng tôi: đủ sổ, tờ khai, mật khẩu, chữ ký số, trong 5 ngày làm việc, không phí.
• Ai trả tiền phạt khi nộp trễ do lỗi bên dịch vụ. Ở chúng tôi điều này ghi trong hợp đồng: lỗi của văn phòng thì văn phòng trả.
• Giá cố định cả năm, không có “phí mùa quyết toán”.

Với kế toán nội bộ, ghi vào hợp đồng lao động hoặc quy chế: tài liệu, mật khẩu là tài sản công ty; khi nghỉ việc phải bàn giao đủ trước ngày cuối. Người lao động phải báo trước khi nghỉ (thường 30 hoặc 45 ngày tuỳ loại hợp đồng), hãy dùng khoảng thời gian đó để bàn giao, đừng để tới ngày cuối.

Cách chúng tôi nhận hồ sơ, gửi báo cáo hằng tháng và bàn giao được viết chi tiết ở trang cách làm việc.

Chúng tôi hay gặp sai ở đâu

So lương với phí, bỏ quên bảo hiểm và người thay. Đã tính ở trên: lương 12 triệu thành khoảng 17 triệu mỗi tháng.

Kế toán nghỉ việc, mang theo mật khẩu. Một công ty phân phối thiết bị điện ở Gò Vấp đến chúng tôi khi kế toán cũ nghỉ và không ai biết mật khẩu tài khoản thuế điện tử. Lấy lại mất ba tuần, trễ một tờ khai.

Thuê dịch vụ rẻ nhất, đến tháng 3 mới biết chưa gồm báo cáo tài chính. Gói 500.000 đồng mỗi tháng thường chỉ là khai thuế. Báo cáo năm tính riêng, và lúc đó hỏi giá thì khó mặc cả.

Giao hết cho dịch vụ rồi gửi chứng từ dồn cuối quý. Kế toán giỏi đến đâu cũng không ghi được sổ khi chưa có chứng từ. Sổ trễ thì báo cáo hằng tháng trễ, và bạn mất phần có ích nhất của dịch vụ.

Nhờ người nhà “biết chút kế toán” làm. Không sai, nhưng nên có người kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần trước khi nộp báo cáo tài chính.

Muốn chúng tôi tính hai cột trên bằng số của công ty bạn, đặt lịch tư vấn 30 phút, miễn phí. Nếu công ty bạn chưa thành lập, bài chi phí thành lập công ty TNHH 2026 tính đủ các khoản đến tháng thuế đầu tiên.

Căn cứ và cập nhật

Kiểm tra ngày 04/10/2026.

• Tỷ lệ đóng bảo hiểm 21,5% phần người sử dụng lao động năm 2026: tổng hợp của MISA AMIS theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm.
• Lương tối thiểu vùng I 5.310.000 đồng mỗi tháng từ 01/01/2026: Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
• Hạn nộp tháng, quý, năm: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
• Mặt bằng giá dịch vụ: bảng giá công khai của AZTAX và Kế toán Anpha, đọc tháng 10/2026.
• Lương, phần mềm, khấu hao, chi phí người thay là giả định để minh hoạ, không phải số liệu chính thức.