Công ty phần mềm 8 người vốn nước ngoài: sổ sách song ngữ mỗi tháng

Công ty của anh Tom Hendriks, người Hà Lan, viết phần mềm quản lý kho cho khách ở châu Âu. Văn phòng ở Thạnh Mỹ Tây (Bình Thạnh cũ), tám người: anh Tom làm giám đốc, sáu lập trình viên và một quản lý dự án. Gần như toàn bộ doanh thu là tiền đô la từ công ty mẹ và hai khách nước ngoài.

Trước khi làm với chúng tôi

Công ty được thành lập năm 2021 qua một công ty luật, rồi giao sổ cho một văn phòng kế toán khác. Mỗi tháng anh Tom nhận các tờ khai bằng tiếng Việt qua email, không ai giải thích. Năm 2023 có ba tờ khai nộp trễ, mỗi lần anh biết khi thấy thông báo tiền phạt. Kiểm toán năm 2023 đưa ra 11 bút toán điều chỉnh, báo cáo tài chính ký ngày 29/03, hai ngày trước hạn. Anh tìm đến chúng tôi tháng 6/2024, sau khi thư tư vấn của kiểm toán ghi một mục “thuế nhà thầu chưa kê khai”.

Anh Tài làm gì, từng tháng

Tháng 6/2024. Anh Phạm Đức Tài nhận bàn giao, đọc sổ năm 2023 và nửa đầu 2024, đối chiếu với từng tờ khai đã nộp. Tài tìm ra lý do của dòng trong thư kiểm toán: hai hoá đơn phí bản quyền công ty mẹ ở Singapore gửi sang chưa được khai thuế nhà thầu (thuế công ty Việt Nam khai và nộp thay cho bên nước ngoài khi trả tiền cho họ). Công ty khai bổ sung, nộp thuế và tiền chậm nộp trong tháng 7. Phần dọn sổ năm 2023 tính riêng 6 triệu đồng.

Tháng 7 và 8/2024. Tài sắp lại hệ thống tài khoản, gắn mỗi khoản doanh thu với tên khách. Mẫu báo cáo tháng một trang bằng tiếng Anh chốt cùng anh Tom: doanh thu theo khách, chi phí lớn, tiền, thuế phải nộp, hạn sắp tới.

Tháng 12/2024. Trước kiểm toán: đối chiếu công nợ với công ty mẹ, xin hoá đơn còn thiếu, ghi nhận chi phí trích trước, chuẩn bị hồ sơ theo danh sách của công ty kiểm toán độc lập do anh Tom chọn.

Tháng 3/2025. Kiểm toán năm 2024 xong, 4 bút toán điều chỉnh. Năm 2025 còn 2, báo cáo đã kiểm toán ký ngày 13/03/2026.

Từ tháng 7/2026. Hạn tạm nộp thuế TNDN quý đổi sang ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Tài ghi điều này trong báo cáo tháng 6, kèm hạn quý 3 là 02/11/2026.

Điều gì đã thay đổi

Anh Tom đọc báo cáo tháng trong năm phút rồi chuyển cho công ty mẹ. Hai năm không có tờ khai trễ. Số bút toán điều chỉnh của kiểm toán giảm từ 11 xuống 2, và phí kiểm toán năm 2025 thấp hơn năm 2023 vì kiểm toán viên mất ít ngày hơn ở công ty.

Chi phí bây giờ

Gói sổ sách và báo cáo tài chính 3.000.000 đồng mỗi tháng. Công ty có 8 người nên thêm 3 người vượt mức 5, mỗi người 60.000 đồng: 180.000 đồng. Báo cáo tháng bằng tiếng Anh thêm 500.000 đồng. Tổng 3.680.000 đồng mỗi tháng chưa gồm GTGT 8%, tức 3.974.400 đồng. Khoảng 45 chứng từ mỗi tháng, trong giới hạn 80.

Kiểm toán năm không nằm trong gói. Chúng tôi không kiểm toán sổ do chính mình làm. Công ty trả phí kiểm toán thẳng cho công ty kiểm toán độc lập.

Chỗ khó, nói thật

Anh Tom muốn biết lãi lỗ theo từng dự án, tính bằng đô la, kể cả giờ công của lập trình viên. Gói của chúng tôi chia doanh thu theo khách, nhưng phân bổ lương theo giờ công từng dự án cần bảng chấm công chi tiết và là việc kế toán quản trị, không nằm trong 3 triệu đồng. Chúng tôi báo giá phần này riêng. Anh Tom thấy bản chia theo khách là đủ, và tự giữ bảng giờ công.

Chênh lệch tỷ giá cũng là chỗ mất thời gian: tiền về bằng đô la, sổ ghi bằng đồng, mỗi lần nhận và mỗi lần chuyển đổi đều có một tỷ giá. Cuối năm Tài phải đánh giá lại số dư ngoại tệ, và đó là một trong hai bút toán kiểm toán còn hỏi lại năm 2025.

Và một điều anh Tom nói thẳng với chúng tôi: tiếng Anh của Tài đủ cho email và báo cáo, nhưng cuộc gọi dài với giám đốc tài chính bên Singapore thì hai bên thống nhất làm việc bằng văn bản. Chậm hơn, nhưng câu trả lời nào cũng có giấy.

Xem thêm dịch vụ sổ sách và báo cáo tài chính.