Sổ sách kế toán hộ kinh doanh 2026: nhóm nào ghi sổ nào

Từ 01/01/2026, mọi hộ kinh doanh phải ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, kể cả hộ không nộp thuế. Sổ phải ghi phụ thuộc vào cách hộ tính thuế: hộ dưới 1 tỷ chỉ cần sổ doanh thu S1a-HKD; hộ tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng sổ doanh thu S2a-HKD; hộ tính thuế TNCN theo thu nhập dùng bộ bốn sổ S2b đến S2e. Chủ hộ tự ghi, nhờ người thân ruột thịt ghi, hoặc thuê kế toán. Sổ và chứng từ giữ ít nhất 5 năm.

Thông tư 152 thay cho Thông tư 88/2021/TT-BTC trước đây. Khác biệt lớn nhất: trước kia hộ nộp thuế khoán gần như không phải ghi gì, bây giờ hộ nào cũng có ít nhất một cuốn sổ.

Bảng chọn sổ theo nhóm

Nhóm hộ xác định theo doanh thu năm (ngưỡng 1 tỷ theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP). Xem cách xếp nhóm trong bài thuế hộ kinh doanh 2026.

Cách đọc bảng: số sổ tăng theo cách tính TNCN, không theo quy mô. Một hộ nhóm 2 doanh thu 2 tỷ chọn cách tỷ lệ chỉ cần một sổ. Cũng hộ đó mà chọn tính theo thu nhập thì phải ghi bốn sổ, vì phải chứng minh được chi phí.

Nhóm 1: sổ S1a, ví dụ một tuần bán bánh mì

Quán bánh mì của chị Uyên ở Đa Kao doanh thu khoảng 620 triệu một năm, thuộc nhóm 1. Sổ S1a của quán, tuần đầu tháng 9/2026:

Một dòng mỗi ngày, gồm cả tiền mặt và chuyển khoản. Cuối tháng cộng lại, ghi thêm tổng cộng dồn từ đầu năm. Tổng cộng dồn là con số giúp chị biết còn cách mốc 1 tỷ bao xa (cách canh mốc có trong bài hộ kinh doanh dưới 1 tỷ).

Nhóm 2 chọn cách tỷ lệ: sổ S2a, ví dụ tiệm vải

Tiệm vải ở chợ Bến Thành doanh thu 2,4 tỷ một năm, chọn tính TNCN theo tỷ lệ. Tiệm chỉ bán vải, nên chỉ có một nhóm ngành: phân phối hàng hóa (GTGT 1%, TNCN 0,5%). Sổ S2a tuần đầu tháng 9/2026, mỗi ngày ghi theo hóa đơn điện tử xuất từ máy tính tiền:

Nếu tiệm có thêm ngành khác có tỷ lệ thuế khác (ví dụ một dịch vụ), sổ S2a có cột hoặc phần riêng cho từng nhóm ngành. Cuối quý, tổng của từng nhóm ngành là con số điền vào tờ khai 01/CNKD.

Nhóm 3: bốn sổ, và vì sao sổ S2d quan trọng

Hộ tính TNCN theo thu nhập nộp thuế trên phần doanh thu trừ chi phí. Bốn sổ S2b đến S2e là để chứng minh chi phí đó:

• S2b ghi doanh thu tính GTGT, giống S2a.
• S2c ghi doanh thu và từng khoản chi phí có chứng từ: tiền nhập hàng, thuê mặt bằng, lương, điện nước.
• S2d theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng, vật liệu, dụng cụ.
• S2e theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Một tiệm điện thoại doanh thu 6 tỷ, thuế TNCN 17% trên thu nhập. Nếu sổ S2d không ghi đúng hàng tồn cuối năm, giá vốn bị tính sai, thu nhập sai theo, và 17% rơi vào một con số không đúng. Với hộ nhóm 3, chúng tôi đối chiếu hàng tồn trên sổ với hàng thật ít nhất mỗi quý một lần.

Ở quy mô này, sổ sách đã gần với một doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển lên công ty, bài chuyển hộ kinh doanh lên công ty TNHH so sánh cả thuế lẫn chi phí sổ sách.

Ai được ghi sổ thay chủ hộ

Thông tư 152 cho phép ba cách:

1. Chủ hộ tự ghi.
2. Bố trí người thân trong gia đình ghi: cha, mẹ (đẻ hoặc nuôi), vợ, chồng, con (đẻ hoặc nuôi), anh, chị, em ruột.
3. Thuê người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.

Cháu, em họ, bạn thân không nằm trong danh sách người thân. Nếu họ ghi sổ giúp bạn, về mặt giấy tờ nên coi đó là thuê người làm kế toán. Dù ai ghi, chủ hộ vẫn là người chịu trách nhiệm về số liệu.

Giữ sổ ở đâu, bao lâu

Sổ giấy hay sổ điện tử (bảng tính, phần mềm bán hàng, lưu trên máy hoặc trên mạng) đều được. Thời hạn lưu sổ và chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm. Hóa đơn lưu theo quy định về thuế.

Chúng tôi hay gặp sai ở đâu

• Ghi sổ dồn vào cuối quý. Ghi lại 90 ngày từ trí nhớ và sao kê ngân hàng, tiền mặt gần như chắc chắn bị sót. Ghi mỗi tối mất năm phút.
• Dùng sai sổ sau khi đổi cách tính. Hộ chuyển từ cách tỷ lệ sang cách thu nhập nhưng vẫn chỉ có sổ S2a. Đến khi khai, không có sổ chi phí để chứng minh.
• Sổ không khớp hóa đơn. Doanh thu trên sổ thấp hơn tổng hóa đơn điện tử đã xuất. Cơ quan thuế thấy được dữ liệu hóa đơn, nên chênh lệch nào cũng phải giải thích được.
• Ghi lẫn tiền nhà và tiền tiệm. Tiền chồng gửi về, tiền cho em mượn, tiền đóng học cho con đi chung một tài khoản. Trên sổ S2e của hộ nhóm 3, những khoản này phải tách ra, không thì số dư tiền không bao giờ khớp.
• Không cộng dồn. Hộ nhóm 1 ghi đủ từng ngày nhưng không cộng dồn, nên không biết mình đã vượt 1 tỷ từ tháng nào.

Khi nào nên thuê người ghi sổ

Một sổ S1a hay S2a, một nhóm ngành: bạn hoặc người nhà ghi được. Chúng tôi khuyên vậy với phần lớn hộ nhóm 1.

Từ khi phải ghi bốn sổ S2b đến S2e, hoặc khi tiệm có nhiều nhóm ngành, việc ghi sổ đúng ảnh hưởng thẳng tới số thuế. Gói khai thuế hộ kinh doanh của chúng tôi gồm sổ doanh thu và khai thuế theo quý, 1.500.000 đồng mỗi tháng chưa gồm GTGT 8%. Bạn có thể tính thử phí theo số hóa đơn, xem lịch hạn thuế 2026, hoặc đặt lịch 30 phút để Trang xem sổ hiện tại của bạn.

Căn cứ và cập nhật

Bài dựa trên Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 về chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh (hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC), Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP về nhóm hộ và ngưỡng 1 tỷ, Thông tư 18/2026/TT-BTC về tờ khai 01/CNKD. Các bảng sổ trong bài là bản rút gọn để minh họa; cột chi tiết theo mẫu trong phụ lục Thông tư 152. Kiểm tra lần cuối ngày 04/10/2026.